Die Förderung umsetzen
Was bei den Personalausgaben zu beachten ist
Im EFRE/JTF-Programm NRW werden Personalausgaben nicht auf Basis tatsächlicher Kosten erstattet, sondern sie bemessen sich nach sogenannten Personalausgabenpauschalen. Abhängig von der ausgeübten Tätigkeit und der dafür benötigten Ausbildung werden Ihre Mitarbeitenden jeweils einer der vier Leistungsgruppen zugeordnet. Beschäftigte, die ausschließlich in dem geförderten Vorhaben tätig sind, werden auf Basis von Monatssätzen abgerechnet. Mitarbeitende, die auch außerhalb des Vorhabens beschäftigt sind, werden nach Stundensätzen abgerechnet. Dabei können bei Vollzeitbeschäftigten maximal 1.720 Stunden pro Jahr über alle aus öffentlichen Mitteln finanzierten Vorhaben berücksichtigt werden.
Besondere Regelungen gibt es für Personal, dass nach dem Wissenschaftszeitvertragsgesetz befristet beschäftigt wird.
Förderung bei Arbeitsverträgen nach Wissenschaftszeitvertragsgesetz
Die Förderung von Personal, das unter das Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG) fällt, ist auf 70 % der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit über alle aus öffentlichen Mitteln finanzierten Vorhaben begrenzt. Bei Vollzeitbeschäftigten bedeutet das eine Begrenzung auf 1.204 Stunden pro Jahr (d. h. 70 % von maximal 1.720 ansetzbaren Stunden).
Die folgenden Beispiele verdeutlichen, was das konkret bedeutet:
Im Arbeitsvertrag ist geregelt, dass die/der Beschäftigte mindestens 70 % der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit im EFRE/JTF-geförderten Vorhaben leistet. Die verbleibende Arbeitszeit darf zur eigenen wissenschaftlichen oder künstlerischen Qualifizierung genutzt werden.
- Bei einer/einem Vollzeitbeschäftigten mit Master-Abschluss (Leistungsgruppe 1) beträgt die Personalausgabenpauschale 70 % von 8.815,00 Euro/Monat*, also 6.170,50 Euro/Monat*.
- Hinzu kommt eine Gemeinausgabenpauschale in Höhe von 15 % der Personalausgabenpauschale, also hier 925,57 Euro/Monat*.
- Darüber hinaus besteht ein Wahlrecht, ob die direkten Sachausgaben eines Vorhabens (Grunderwerb, Bauleistungen, Lieferungen, Leistungen und Ausgaben für Reisen) einzeln oder durch eine Sachausgabenpauschale abgerechnet werden sollen. Die Sachausgabenpauschale beträgt 25 % der Personalausgabenpauschale, also hier 1.542,62 Euro/Monat*.
Diese Pauschalen stellen die Bemessungsgrundlage dar, auf die der Fördersatz (in der Regel bei Hochschulen und Forschungseinrichtungen im nichtwirtschaftlichen Bereich 90 %) angewendet wird.
In diesem Beispiel beträgt die Förderung gemäß Personal- und Gemeinausgabenpauschale somit 6.386,46 Euro/Monat*; wird die Sachausgabenpauschale gewählt, beträgt sie 7.774,83 Euro/Monat*.
Tatsächliche Ausgaben, die nicht durch die Förderung abgedeckt werden, müssen die Begünstigten aus Eigenmitteln bestreiten.
Im Arbeitsvertrag ist geregelt, dass die/der Beschäftigte 70 % einer Vollzeitstelle im EFRE/JTF-gefördertem Vorhaben leistet und vergütet bekommt. Die verbleibende Zeit zu einer vollen Stelle soll unbezahlt zur eigenen wissenschaftlichen oder künstlerischen Qualifizierung genutzt werden.
In diesem Fall kann nur 49 % (70 % von 70 %) der Personalausgabenpauschale als Bemessungsgrundlage berücksichtigt werden, weil es auf die vertraglich vereinbarte und vergütete Arbeitszeit ankommt.
Die/der nach WissZeitVG Vollzeitbeschäftigte ist zu gleichen Teilen in einem EFRE/JTF-gefördertem Vorhaben und in einem aus anderen öffentlichen Mitteln finanzierten Vorhaben tätig.
In dem aus anderen öffentlichen Mitteln finanzierten Vorhaben werden 860 Stunden/Jahr abgerechnet.
In dem EFRE/JTF-gefördertem Vorhaben können somit nur noch 344 Stunden/Jahr (1.204 Stunden - 860 Stunden) abgerechnet werden.
Die/der nach WissZeitVG Vollzeitbeschäftigte ist zu gleichen Teilen in einem EFRE/JTF-gefördertem Vorhaben und in einem aus anderen öffentlichen Mitteln finanzierten Vorhaben tätig.
In dem aus anderen öffentlichen Mitteln finanzierten Vorhaben werden 602 Stunden/Jahr abgerechnet.
In dem EFRE/JTF-gefördertem Vorhaben können ebenfalls 602 Stunden/Jahr (1.204 Stunden - 602 Stunden) abgerechnet werden.
Ein/e nach WissZeitVG Vollzeitbeschäftigte ist zu 50 % in einem EFRE/JTF-gefördertem Vorhaben, zu 20 % in einem aus anderen öffentlichen Mitteln finanzierten Vorhaben tätig und nutzt 30 % der Arbeitszeit zur eigenen wissenschaftlichen oder künstlerischen Qualifizierung.
In dem aus anderen öffentlichen Mitteln finanzierten Vorhaben werden 344 Stunden/Jahr abgerechnet.
In dem EFRE/JTF-gefördertem Vorhaben können 860 Stunden/Jahr (1.204 Stunden - 344 Stunden) abgerechnet werden.
Berechnung der abrechenbaren Stunden im Mittelabruf bei teilweise im Vorhaben Beschäftigten
Um die abrechenbaren Stunden von Beschäftigten, die mit einem Teil ihrer Arbeitszeit in Ihrem Vorhaben arbeiten, zu berechnen und entsprechend gefördert zu bekommen, müssen Sie einen Mittelabruf erstellen. Dabei sind folgende Angaben zu machen:
- Nettoarbeitstage: Anzahl Tage montags bis freitags im angegebenen Zeitraum ohne Feier-, Urlaubs- und Krankheitstage
- Kalendertage im angegebenen Zeitraum
- Obergrenze der Produktivarbeitsstunden: Berücksichtigung von maximal acht Stunden je Nettoarbeitstag bei Vollzeitkräften
- Abrechenbare Stunden: Die maximal abrechenbaren Stunden ergeben sich aus der Differenz zwischen Obergrenze Produktivarbeitsstunden und in anderen aus öffentlichen Mitteln finanzierten Vorhaben.
Hilfreiche Dokumente zu den Personalausgaben finden Sie auf der Seite "Unterstützende Materialien für die Umsetzung der Förderung".
Die Bekanntheit Ihres Vorhabens steigern
Mit Ihrem Vorhaben tragen Sie zur regionalen Entwicklung beziehungsweise der digitalen und grünen Transformation in Nordrhein-Westfalen bei. Dafür erhalten sie Mittel vom Land NRW und der EU. Um so wichtiger ist, dass Sie nach außen kommunizieren, was Sie mithilfe der EFRE/JTF-Förderung in NRW bewirken. So können Sie nicht nur Ihre Reputation steigern, sondern auch den Einsatz der europäischen Mittel für die Menschen vor Ort sichtbar machen. Das ist der EU ein großes Anliegen. Die Öffentlichkeit zu informieren, gehört deswegen zu Ihren Verpflichtungen.
Bitte achten Sie bei Ihren Kommunikationsmaßnahmen auf die folgenden grundlegenden Vorgaben:
- Erwähnen Sie die Unterstützung durch die Europäische Union auf allen Kommunikationsmaterialien. Nutzen Sie dafür das EU-Emblem.
- Da Ihr Vorhaben vom Land NRW kofinanziert wird, müssen Sie neben dem EU-Emblem auch das Logo des kofinanzierenden Ministeriums beziehungsweise das Logo der NRW-Landesregierung einsetzen. Wenden Sie sich dazu an Ihre Ansprechpersonen bei der bewilligenden Stelle.
- Beschreiben Sie Ihr Projekt auf Ihren offiziellen Internetseiten – einschließlich der Ziele und Ergebnisse.
- Weisen Sie auch bei Beiträgen zu Ihrem Vorhaben etwa in den sozialen Medien auf die EU- und Landesförderung hin, zum Beispiel durch das EU-Emblem oder einen Textvermerk. Verwenden Sie zusätzlich Hashtags wie #efrenrw oder #jtfnrw und erwähnen Sie offizielle Programm-Accounts.
- Platzieren Sie ein DIN-A3-Plakat zu Ihrem Vorhaben mit einem Hinweis auf die EU-Förderung an einer gut sichtbaren Stelle.
Hilfreiche Dokumente für die Kommunikation rund um Ihr Vorhaben mit allen Vorgaben finden Sie auf der Seite "Unterstützende Materialien für die Umsetzung der Förderung".
Das Vorhaben im Blick behalten
Jedes im EFRE/JTF-Programm NRW 2021–2027 geförderte Vorhaben sollte zur Erfüllung eines Spezifischen Ziels beitragen. Die Effekte der umgesetzten Maßnahmen und somit deren Beitrag zu einem dieser Ziele werden anhand von Output- und Ergebnisindikatoren gemessen. Das Monitoringsystem des Förderprogramms stellt die laufende Dokumentation der Programmeffekte und die Messung der Zielerreichung sicher.
Die Monitoringbögen erfassen sogenannte Ex-ante-Werte, die Informationen über die erwarteten Outputs und Ergebnisse der bewilligten Vorhaben liefern. Sie reichen diesen bei der Antragsstellung ein.
Um die Entwicklungen im Projekt und die Auswirkungen Ihrer Arbeit laufend nachzuvollziehen, reichen Sie zudem einmal jährlich einen Sachbericht ein – spätestens bis zum 31.03. eines Jahres. Darin dokumentieren Sie:
- die Verwendung der Zuwendung sowie die erzielten Zwischenergebnisse in Gegenüberstellung zu den vorgegebenen Zielen
- die Information der Öffentlichkeit über das Projekt
Und nach der Förderung?
Auch nach dem Projektabschluss müssen Sie einige Aspekte beachten. Spätestens drei Monate nach Ablauf des Bewilligungszeitraums reichen Sie einen Verwendungsnachweis ein, der eine abschließende Erfolgskontrolle ermöglicht. Er setzt sich aus den folgenden Komponenten zusammen:
- abschließender Sachbericht, in dem die Verwendung der Zuwendung sowie die erzielten Ergebnisse im Einzelnen dargestellt und den vorgegebenen Zielen gegenübergestellt sowie die Notwendigkeit und Angemessenheit der geleisteten Arbeit erläutert werden
- abschließender zahlenmäßiger Nachweis, der alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen und Ausgaben enthält
- Abschlussbogen zum Monitoring, der den realisierten Beitrag zu den Ergebnis- und Output-Indikatoren darstellt
Ein Jahr nach Ende des Durchführungszeitraums Ihres Vorhabens reichen Sie zudem einen Ergebnisbogen ein. Darin dokumentieren Sie den aktualisierten Beitrag zu den Ergebnis- und Output-Indikatoren, um Erkenntnisse im Sinne der Nachhaltigkeit und Langfristigkeit der Effekte des durchgeführten Vorhabens gewinnen zu können.
Sofern im Rahmen des Vorhabens Wirtschaftsgüter erworben oder hergestellt wurden, dürfen Sie diese innerhalb der Zweckbindungsfrist ausschließlich für den Zuwendungszweck verwenden und erst anschließend frei darüber verfügen. Die Zweckbindungsfrist geht dabei häufig über die Laufzeit des Vorhabens hinaus, da sie sich an der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer des Wirtschaftsguts orientiert.
Alle Unterlagen zur Förderung Ihres Vorhabens müssen Sie gemäß den handels- und steuerrechtlichen Bestimmungen aufbewahren, sofern keine abweichende Aufbewahrungsfrist im Zuwendungsbescheid festgelegt wurde. Das betrifft Einnahme- und Ausgabebelege sowie Zahlungsnachweise wie beispielsweise Kontoauszüge, die Verträge und die Dokumentationen zur Vergabe von Aufträgen, alle sonstigen Dokumente zum Nachweis der zuwendungsfähigen Ausgaben sowie alle Nachweisdokumente zur Einhaltung der Publizitätsvorschriften und zu den Angaben im Monitoring-Abschluss- und Ergebnisbogen.
Anforderungen bei Vorhaben ab 10 Millionen Euro Gesamtkosten
Die Anforderungen, die Empfangende der EFRE/JTF-Förderung in Nordrhein-Westfalen zu beachten haben, richten sich teilweise auch nach den jeweiligen Gesamtausgaben Ihres Projektes. Übersteigen sie die Grenze von 10 Millionen Euro oder handelt es sich um ein sogenanntes Vorhaben von strategischer Bedeutung, müssen Sie mindestens eine große Kommunikationsaktivität durchführen, bei der Sie die EFRE-Verwaltungsbehörde und der Europäischen Kommission einbeziehen. Bitte wenden Sie sich dafür an Ihre Ansprechpersonen bei der bewilligenden Stelle.